Automatiseren in de printsector, zo doet GrafiStore dat
Door automatisering kunnen drukkers in een consoliderende sector overleven of zelfs groeien. Maar hoe pak je automatisering aan? En willen medewerkers daar wel in mee? Over die vragen spraken we met Germen Kroon en Jeordy Bouck, van GrafiStore. Dit bedrijf uit Almelo levert automatisering op maat voor druk- en printprocessen. ‘Het is voor ons een raadsel waarom er niet frequenter geautomatiseerd wordt.’
Wat verstaan jullie onder automatisering?
Bouck: ‘De vervanging van menselijke arbeid of handelingen door software of machines. Lang niet alles wat in de grafische sector automatisering wordt genoemd, is daadwerkelijk automatisering. Zo is de aanschaf van een ERP-pakket – software voor de aansturing van je complete bedrijf – niet zozeer automatisering, maar eerder digitalisering. Ik ken zelfs bedrijven die mensen moesten aannemen nadat ze een ERP-pakket hadden gekocht, omdat zij hierdoor meer data moesten invoeren en dat handmatig deden. Want als je alleen hierin investeert, dan zijn het nog altijd de handjes die de orders inkloppen, een orderstatus wijzigen en een factuur aanmaken. Maar wij komen dan langs met Enfocus Switch – het pakket voor workflow-automatisering in de grafische sector – om ervoor te zorgen dat die orders wel automatisch inlopen en dat er wel automatisch facturen worden aangemaakt. Dat is automatisering.’
Wat is er te krijgen in de printsector?
Kroon: ‘Wij zien een almaar uitdijend aanbod van automatiseringssoftware en -oplossingen, mede als gevolg van een gigantische groei aan productie- en nabewerkingsapparatuur. Qua automatisering zullen wij bijna altijd Enfocus Switch aanbevelen: een gereedschapskist met allerlei tools om al je processen – van order-intake en bestandscontrole tot productie, nabewerking en expeditie – aan elkaar te lijmen en te automatiseren. Wij programmeren ook maatgericht om dergelijke software te laten aanhaken op bijvoorbeeld een ERP-systeem. Ook in die markt zie je een snelgroeiend aanbod, zoals Multipress, PrintVis, GRIPP en nu ook het Zweedse Omikai. Er zijn talloze aanbieders met eigen oplossingen. GrafiStore is onafhankelijk, objectief, en adviseert de klant altijd díe tools die optimaal aansluiten bij zijn unieke, bedrijfsspecifieke situatie.’
Wat is jullie beeld van automatisering bij grafische bedrijven?
Bouck: ‘Wij zien vooral veel kansen bij bedrijven tot plusminus vijftien medewerkers – die qua aantal het gros van de grafische- en signsector uitmaken – en die willen groeien. Maar in letterlijk elk bedrijf is ruimte voor verbetering door automatisering en digitalisering. Wij onderscheiden drie bedrijfscategorieën:
1. De goed geautomatiseerde bedrijven. Zij huren ons in voor expertise om op detailniveau te kijken naar optimalisaties. Bijvoorbeeld hoe de PDF er in zijn structuur uitziet. Misschien moeten daar kleine wijzigingen worden doorgevoerd om de rest van het grafische proces te verbeteren. Daar is overigens een Processing Steps ISO-Standaard voor, maar niemand weet dat deze bestaat.
2. Bedrijven die naar eigen inzicht automatiseren, zonder rode draad. Er worden pleisters geplakt, en soms hangen de processen van noodverbanden aan elkaar. Wij helpen bedrijven geregeld om deelprocessen te automatiseren of problemen op te lossen; dan plakken wij op die plek een pleister. Maar soms is dat niet de beste oplossing. Wij signaleren in de grafische sector onnodig hoge kosten door het gebruik van een overkill aan slecht op elkaar aansluitende softwarepakketten. Het liefst zouden wij vanaf nul de boel opnieuw inrichten. Dat komt ook voor, vooral bij de bedrijven die al hebben geautomatiseerd, maar zich afvragen of ze optimaal bezig zijn.
3. Onwetende bedrijven: bedrijven die nog niet automatiseren, vaak omdat men niet weet dat dit mogelijk is. Zo hielpen wij recent een drukker die niet wist dat het bijprinten van zwarte kleur in foliedruk in het DTP-proces te automatiseren is.’
Wat is de businesscase voor automatisering?
Kroon: ‘Automatisering heeft als doel om processen sneller, goedkoper, efficiënter en duurzamer te laten verlopen. Zo verwerkt een klant nu dagelijks 5.000-6.000 orders automatisch, waar daar voorheen vijf ordermanagers handmatig werkzaam waren. Als jij als grafisch ondernemer nog meerdere mensen in bijvoorbeeld de prepress hebt zitten om digitale bestanden te verwerken voor het drukproces, tja, dan vraag ik mij af of dat niet slimmer kan.’
Bouck: ‘Het verbaast ons enorm dat grafische ondernemers vaak gemakkelijker een paar miljoen euro uitgeven aan een nieuwe drukpers of printer, dan een fractie van dat bedrag aan advies en software. Terwijl dit juist de snelheid, efficiëntie en kwaliteit van een al aanwezige machine omhoog krijgt. Soms kun je daarmee een investering in apparatuur achterwege laten of uitstellen. Het is voor ons dan ook een raadsel waarom er niet frequenter geautomatiseerd wordt.’
Wat is de gemiddelde aanpak van drukkers die willen automatiseren? Hoe gaan jullie daarmee om?
Kroon: ‘Veel drukkers denken in de trant van: “Als ik PitStop wil kopen, of Enfocus Switch, dan moet ik naar GrafiStore, want die verkoopt het”. Maar zo kijken wij niet. Als een klant bij ons komt met de vraag of wij iets kunnen automatiseren, dan vragen wij eerst wáárom de klant dat zou willen? Als men dat kan uitleggen, dan heb je een begin. Wij praten, lichten productieprocessen door, om vervolgens een optimalisatieplan uit te schrijven. Daaruit vloeien pas de voor dat bedrijf best passende softwaretools voor automatisering voort.’
Bouck: ‘Belangrijk is verder dat je bij automatisering qua bedrijfsprocessen van achter naar voren denkt. Automatisering leidt immers vaak tot hogere productievolumes. En als een volume bijvoorbeeld verdubbelt, dan heeft dat gevolgen voor alle processen. Maar het begint achterin, bij de expeditie, want hoe krijg je het allemaal je fabriek uit? En wat doe je met je interne logistiek en de looprichting in je productiehal, wanneer er veel meer producten moeten worden ingepakt en er meer met pallets wordt rondgelopen? Dan kan het zomaar gebeuren dat medewerkers dwars door het looppad van het magazijn van printers naar inpaktafels lopen… Weer een productiestadium eerder kunnen die drukpers of printer, en misschien ook de nabewerkingsapparatuur die hogere volumes misschien nog wel aan. Maar de frontoffice ziet ineens dagelijks bijvoorbeeld 400 in plaats van 200 orders binnenkomen. Ga je dan extra ordermanagers aannemen, als je die al kunt vinden? En waar zit dan nog je marge? Kortom: automatisering beïnvloedt allerlei processen die wij eerst willen bespreken: hoe richt je dat allemaal in? En, ook heel belangrijk: welke ingesleten gewoonten durf je los te laten?’
Dat brengt ons bij het sociale aspect van automatisering: het roept intern vaak angst op
Kroon: ‘Dat klopt, en de belangen lopen vaak uiteen. De directie klaagt bijvoorbeeld over een drukker die fouten maakt, terwijl die drukker de bestanden misschien wel verkeerd krijgt aangeleverd door de DTP’er. De verschillende behoeften in de verschillende afdelingen moet je voorafgaand aan automatisering kennen, integreren en met elkaar smeden tot iets dat voor het bedrijf als geheel het beste werkt. Maar soms blijken die individuele belangen onoverkomelijk. Wij hebben meegemaakt dat een medewerker op een sleutelpositie een bepaalde automatisering succesvol blokkeerde omdat hij zijn onmisbaarheid en daarmee machtspositie niet wilde opgeven. Maar vaker komt het voor dat het personeel wel wil automatiseren, maar de directie niet; of dat een overheersende directie een automatisering alleen op zijn manier wil uitvoeren, terwijl dat niet de juiste manier is.’
In hoeverre beïnvloedt consolidatie binnen de printsector de drang naar automatisering?
Bouck: ‘Wij zien steeds meer kleine drukkers die via portals of webshops drukopdrachten binnenhalen, die zij uitbesteden aan internetdrukkers. Die trend leidt tot veel grotere verkochte drukvolumes, waarop die bedrijfjes niet zijn ingericht. In plaats van extra medewerkers aan te nemen, kunnen ze dan beter hun processen automatiseren, en dat zien wij ook gebeuren. Zo kunnen zij met dezelfde medewerkers bijvoorbeeld 150 in plaats van honderd orders per dag afhandelen.’
Kroon: ‘Een andere trend die de vraag naar automatisering opdrijft is dat kleinere bedrijven zelfstandig blijven maar lokaal gaan samenwerken, elk vanuit een eigen specialisme, ditmaal zonder de koppeling naar een internetdrukker. De één doet offset, de ander digital print, weer een ander specialiseert in folie, enzovoort. Door deze samenwerking ontstaat de behoefte aan koppeling: hoe krijg ik mijn order bij de ander over de schutting, en andersom, zonder dat we daarvoor extra mensen moeten inzetten? Dat kan GrafiStore wederom door automatisering regelen. Hierdoor verhoog je als drukker het ordertransport en krijg je sneller overzicht en inzicht van de orders waarmee elke drukker in zo’n samenwerkingsverband bezig is.’
Nog een slotpleidooi?
Kroon: ‘Automatiseren is net als printen een continu proces. Het is een must om de concurrentiepositie te waarborgen en om te kunnen groeien.’
Tekst: Wim Danhof | Fotografie: Carolien Abbink
Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met GrafiStore
Over GrafiStore
GrafiStore levert sinds 2008 automatisering op maat voor print- en drukprocessen. Begonnen als servicegerichte hard- en softwareleverancier voor de grafische markt, is het bedrijf uitgegroeid tot een full service integrator en automatiseringsspecialist. De focus ligt op integreren en consultancy. Samen met de klant worden eerst de te automatiseren processen geanalyseerd en besproken en het einddoel van een beoogde automatisering vastgesteld. Vervolgens worden software en oplossingen geselecteerd die hier optimaal op aansluiten. GrafiStore kan de gekozen automatisering desgewenst zelf voor de klant uitvoeren. Hierbij kan de automatiseringsspecialist zelf ontwikkelde apps en tools inzetten.